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社員総会議事録の作成

合同会社における社員総会議事録の作成

株式会社の場合は、株主総会と取締役会などの機関の設置が義務づけられています。そのため、株主総会や取締役会を開いた場合には、その議事録を作成しなけらばならないと、法律上義務づけられているのです。株式会社の株主総会は、合同会社の場合には、社員総会に相当します。

しかし、合同会社の場合は、株式会社における代表取締役、取締役、監査役、また株主総会、取締役会などといった、合同会社としての機関の設置が義務づけられていません。 合同会社の場合には、原則としてですが、社員全員が取締役であり監査役等であり、役員ということになるのです。また、合同会社の代表者は、株式会社の場合の代表取締役というのではなく、代表社員ということになります。

そのため、社員総会を開いた場合に、その議事録としての社員総会議事録を作成しなければならないという法律上の義務はないのです。しかし、社員総会を開いた場合の議事録、社員総会議事録を作成することは可能です。定款で社員総会を設置したうえで、社員総会議事録というもので社員総会の記録をしておけば、会社としての社会的な信頼も高まることになります。

合同会社の場合には、会社法上の議事録作成の法律上の義務はありませんが、議事録に準じた書面が必要になることがあります。同意書または決定書というかたちのもので、文書を作成し保存しておく必要があります。

また、税務署や年金事務所等に対して、意思決定を行った日付と内容を説明、証明しなければならなくなる場合もありますので、そのときに備えるためにも、文章を作成し保存しておく必要があるのです。合同会社の社員が一人の場合では、意思決定するのは一人でするので、議事の経過の要領は不要です。意思決定した結果のみを項目ごとに記載し、最後に年月日を記入し、署名捺印します。

文章として作成し、保存しておく必要がある場合とは、合同会社として重要と思われる決定をした場合です。一般的には合同会社として重要な意思決定を行った場合には、その意思決定の経緯と、意思決定をした結果を記録した議事録を作成し保存しておきます。または、その議事録に準じた意思決定の結果だけを記載した書面・文書を残しておく必要があります。

とくに、定款の変更する場合、役員報酬を変更する場合、決算書を作成・確定する場合などは、その意思決定の経緯と、意思決定をした結果を記録した議事録を作成し保存しておく必要があります。

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